Politik for whistleblowerordning for FO-Aarhus og tilknyttede virksomheder, Daghøjskolen Gimle, Kulturel Rådgivning, Fonden Ryesgade 7, Skejby Rangers
NB: Link til eventuelle indberetninger findes nederst på denne side.
1. Formålet med whistleblowerordningen
Whistleblowerordningen har til formål at sikre trygge rammer for, at ansatte og andre med tilknytning til FO-Aarhus kan ytre sig om kritisable forhold i FO-Aarhus uden at frygte for negative konsekvenser.
For FO-Aarhus, herunder alle tilknyttede virksomheder (Daghøjskolen Gimle, Fonden Ryesgade 7, Skejby Rangers, Kulturel Rådgivning) er det helt afgørende, at der fra alle sider er tillid til vores organisation og til den måde, vi driver vores forening og forretning på. Derfor er det vigtigt for os, at vi har en åben virksomhedskultur, hvor alle frit kan ytre sig, hvis man oplever uregelmæssigheder, uacceptabel adfærd eller har mistanke om, at der foregår noget ulovligt.
Medarbejdere er ofte de første til at opdage uregelmæssigheder eller uetisk adfærd på arbejdspladsen. Overtrædelser af FO-Aarhus’ virksomhedspolitikker skal normalt rapporteres til ledelsen. Vi anerkender dog, at det af loyalitetshensyn kan være vanskeligt at gå videre med oplysninger eller mistanke om andre medarbejderes adfærd. På den anden side er det vigtigt for FO-Aarhus som virksomhed, at uregelmæssigheder eller uetisk adfærd kommer frem i lyset. Vi har derfor i overensstemmelse med lov om beskyttelse af whistleblowere etableret en whistleblowerordning, som er et supplement til den direkte og daglige kommunikation om fejl og utilfredsstillende forhold mv. på arbejdspladsen.
Ordningen betyder, at medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer, kunder, leverandører og øvrige interessenter kan foretage anonym indberetning i tilfælde af begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller ulovligheder. Ordningen sikrer, at sådanne indberetninger behandles seriøst og på passende vis, og giver tryghed for, at enhver person, der i god tro indberetter en alvorlig mistanke, vil være beskyttet mod repressalier eller lignende. Under lov om beskyttelse af whistleblowere har man desuden udvidet beskyttelsen af whistleblowere mod negative konsekvenser ved indberetning af kritisable forhold på arbejdspladsen eller ved mistanke om overtrædelse af lovgivning og interne retningslinjer. Intentionen er således, at whistleblowere effektivt og sikkert skal kunne indberette alvorlige fejl og forsømmelser mv., så de kan komme frem i lyset.
Formålet med denne whistleblower-politik er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer, herunder hvordan indberetning via ordningen kan ske og hvilke forhold, der kan indberettes.
HVAD ER EN WHISTLEBLOWER?
En whistleblower er en betegnelse for en person, der oplyser om kritisable eller ulovlige forhold i virksomheder eller offentlige myndigheder, hvori den pågældende på den ene eller anden måde er involveret.
Typisk vil en whistleblower i kraft af sit ansættelsesforhold eller lignende være underlagt tavshedspligt og loyalitetspligt. Derfor kan whistlebloweren frygte for sit job, sin anseelse og i nogle tilfælde også påvirkning af sit privatliv, hvis whistlebloweren udtaler sig negativt om sin arbejdsplads eller en virksomhed, som whistlebloweren på anden vis er tilknyttet.
Ofte er whistleblowerens input imidlertid væsentlige ikke alene for samfundet, men i mange tilfælde også for den virksomhed, som oplysningerne vedrører, idet virksomheden ofte ikke er bekendt med de oplysninger, som whistlebloweren ligger inde med.
2. Hvem kan foretage en indberetning?
Alle medarbejdere i FO-Aarhus, medlemmer af ledelsen i FO-Aarhus, herunder skoleledere, direktører, chefer og bestyrelser samt andre med tilknytning til FO-Aarhus i form af leverandører, samarbejdspartnere, kunder og tidligere medarbejdere kan benytte whistleblowerordningen.
3. Hvem kan du indberette om?
Der kan indberettes om forhold begået af ansatte samt andre personer med tilknytning til FO-Aarhus.
4. Hvad kan du indberette om?
Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette alvorlige forhold, som ikke kan håndteres i den daglige dialog mellem ledelse og medarbejdere. Ordningen kan således ikke anvendes i forhold til f.eks. utilfredshed med lønniveau, mindre forseelser såsom overtrædelser af retningslinjer for rygning og alkohol og samarbejdsvanskeligheder, som skal indberettes via de normale kanaler.
Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette alvorlige uregelmæssigheder eller uetisk adfærd, eller begrundet mistanke herom. Der kan også indberettes handlinger, som ikke kan henføres til en enkelt person.
Der skal være begrundet mistanke om overtrædelse af lovgivning eller interne politikker og retningslinjer hos FO-Aarhus. Det er ikke en betingelse, at overtrædelsen faktisk er sket – potentielle overtrædelser og forsøg herpå er også omfattet.
Alvorlige forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, er f.eks. oplysninger om:
- Strafbare forhold, f.eks. misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse, dokumentfalsk mv.
- Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. ift. arbejdssikkerhed eller miljøregler
- Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver, regnskabsaflæggelse mv.
- Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx i form af trusler, fysisk vold, seksuel chikane eller anden grov chikane
Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle indberetninger via whistleblowerordningen besvares.
Ordningen kan heller ikke benyttes til håndtering af klager fra kunder. Her henviser vi i stedet til FO-Aarhus’ almindelige procedurer for reklamation og klage.
5. Sådan indberetter du
Indberetninger kan kun foretages via vores online-formular, som sikrer en forsvarlig håndtering af fortrolige personoplysninger. Link til formularen er her:
https://forms.office.com/r/tW78HAMKDc
Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:
- beskrivelse af forholdet, herunder
- dato
- sted
- navnet/navnene på den/de involverede person/personer
- eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen
- andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen.
6. Anonymitet og fortrolighed
Hvis du ønsker at foretage en indberetning, vælger du selv om du vil foretage indberetningen anonymt i forhold til FO-Aarhus. Al kommunikation, som FO-Aarhus sender eller videresender på baggrund af en modtaget indberetning, vil være anonym og fortrolig, medmindre indberetteren har givet direkte besked om, at indberetteren ikke ønsker indberetningen behandlet anonymt.
Er du ansat i FO-Aarhus, og vil du gerne indberette anonymt, så anbefaler vi, at du kopierer linket til onlineformularen og åbner den i et browser-vindue i incognito-mode. Hvis du er logget ind med din fo-mail-adresse, kan denne platform i nogle tilfælde registrere din fo-bruger. Det skyldes en opsætning i systemet, som pt. ikke kan ændres. Incognito-mode forhindrer, at Microsoft kan se din fo-bruger.
Du kan altid uanset om du indberetter anonymt eller med navn og kontaktinfo, være helt tryg ved at indberette. Alle, der foretager indberetninger via whistleblowerordningen i god tro, er ifølge lov om beskyttelse af whistleblowere beskyttet mod enhver form for ansættelsesretlige repressalier. Derimod vil enhver, der forsøger at udøve repressalier mod en person, der har foretaget en indberetning via ordningen, vil blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner.
Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn noget sted i indberetningen. Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkedes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen. Hvis du vælger at foretage en ikke-anonym indberetning, vil FO-Aarhus alligevel behandle indberetningen fortroligt i videst muligt omfang.
FO-Aarhus kan være forpligtet til at gøre indberetningen tilgængelig for personer, som er berørt heraf eller af de foranstaltninger, som denne måtte give anledning til. Indledes der en retssag mod den anmeldte person, kan du blive indkaldt som et vidne i retssagen, hvorved anonymiteten kan fortabes. FO-Aarhus kan i disse tilfælde ikke garantere, at din identitet forbliver anonym eller fortrolig.
Det vil også være forbundet med konsekvenser, og kan blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner, at foretage indberetning via whistleblowerordningen i ond tro, f.eks. med henblik på at chikanere eller skade øvrige medarbejdere eller medlemmer af bestyrelsen uden grund. Det samme gælder for indberetning af falske, ufuldstændige eller forkerte oplysninger, medmindre indberetningen er foretaget i god tro (f.eks. i tilfælde, hvor indberetteren ikke er klar over, at der er tale om forkerte oplysninger).
7. Sådan håndterer vi indberetninger
Indberetninger til whistleblowerordningen foretages digitalt via ovenstående onlineformular
Whistleblowerordningen administreres af en betroet medarbejder, der sammen med bestyrelsesformanden modtager og registrerer indkomne indberetninger. De to i forening garanterer at behandle indkomne indberetninger fortroligt. Indberetninger via ordningen tilgår de to, som videresender de indkomne indberetninger til skolelederen i FO-Aarhus, i det omfang indberetningen ikke vedrører forhold omkring skolelederen.
Skolelederen og medarbejderen vurderer i første omgang, hvorvidt indberetningen falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde. Dernæst fastlægges de passende tiltag, herunder en vurdering af, om der er behov for yderligere efterforskning af de forhold, indberetningen angår. Ved indberetninger, hvor indberetteren har opgivet navn og kontaktinformation, vil kommunikationen med indberetteren i første omgang ske via medarbejderen.
Hvis en indberetning ikke hører under whistleblowerordningens anvendelsesområde, giver medarbejderen besked herom til indberetteren.
Indberetninger, som omhandler skolelederen i FO-Aarhus, vil blive behandlet af medarbejderen i samarbejde med formanden for bestyrelsen i FO-Aarhus. Indberetninger, der vedrører bestyrelsesformanden i FO-Aarhus, vil blive behandlet af medarbejderen i samarbejde med skolelederen og to medlemmer af bestyrelsen af FO-Aarhus, som ikke er inhabile i den pågældende sag.
Indberetninger, som omhandler lederen eller bestyrelsesmedlemmer i Gimle vil blive behandlet af medarbejderen i samarbejde med formanden for bestyrelsen i Gimle. Indberetninger, der vedrører bestyrelsesformanden i Gimle vil blive behandlet af medarbejderen i samarbejde med skolelederen og to medlemmer af bestyrelsen i Gimle, som ikke er inhabile i den pågældende sag.
Indberetninger, som omhandler direktionen eller bestyrelsesmedlemmer i Fonden Ryesgade 7 vil blive behandlet af medarbejderen i samarbejde med formanden for bestyrelsen i Fonden Ryesgade 7. Indberetninger, der vedrører bestyrelsesformanden i Fonden Ryesgade 7 vil blive behandlet af medarbejderen i samarbejde med skolelederen og bestyrelsesformanden i FO-Aarhus.
Du vil blive orienteret, når din indberetning er modtaget i whistleblowerordningen, uanset om den falder indenfor eller udenfor ordningen. Falder den indenfor ordningen vil du desuden blive orienteret, når sagen er afsluttet, medmindre du har valgt ikke at følge sagen.
Indberetninger slettes straks, hvis de ikke falder inden for ordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundede. Hvis indberetningen medfører en anmeldelse til relevante myndigheder, eller der sker anmeldelse til politiet, slettes indberetningen umiddelbart efter, at sagen er lukket af den relevante myndighed. Falder en indberetning inden for ordningens anvendelsesområde, slettes indberetningen som udgangspunkt 2 måneder efter, undersøgelserne er afsluttet, når der ikke tages yderligere skridt. En indberetning slettes senest 5 år efter en anmeldt medarbejders fratrædelse, hvis der er truffet disciplinære sanktioner overfor den anmeldte medarbejder på baggrund af indberetningen og de indsamlede oplysninger, eller der er andre årsager der gør det sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysningerne. De indsamlede oplysninger vil blive opbevares i den pågældendes medarbejdermappe. Læs mere under punkt 9 om databeskyttelse og opfyldelse af oplysningspligt.
8. Beskyttelse af personen, som foretager indberetning (whistlebloweren)
FO-Aarhus tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen, og det vil derfor blive mødt med ansættelsesretlige konsekvenser, jævnfør lovgivning om beskyttelse af whistleblowere.
Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger, som retter mistanke mod uskyldige personer. Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen.
9. Databeskyttelse og opfyldelse af oplysningspligt
FO-Aarhus er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysninger i denne whistleblowerordning.
Indsamlingen af personoplysninger afgivet i forbindelse med en indberetning til whistleblowerordningen og den behandling af personoplysninger, der sker i forbindelse med opfølgningen på en indberetning, er reguleret af databeskyttelseslovgivningen.
Behandlingen af personoplysningerne kan ske, når det er nødvendigt for at håndtere indberetninger, der er modtaget i FO-Aarhus’ whistleblowerordning.
Efter Databeskyttelsesforordningen består der en oplysningspligt over for registrerede, herunder whistleblowere, berørte personer og enhver tredjemand nævnt i indberetningen, hvilket specificeres nedenfor.
Kategorier af personoplysninger
FO-Aarhus vil i forbindelse med håndteringen af en indberetning behandle de personoplysninger, der er anført i indberetningen. De personoplysninger, som navnlig behandles som led i en indberetning, er identitets- og kontaktoplysninger samt beskrivelsen af forholdet/hændelsen, som førte til en indberetning, herunder efter omstændighederne følsomme personoplysninger samt oplysninger om strafbare forhold og andre rent private forhold. Undersøgelsen af indberetningen kan også medføre indsamling og behandling af yderligere personoplysninger end angivet i indberetningen.
Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger
FO-Aarhus kan behandle personoplysninger om whistleblowere, berørte personer og andre personer, som er nævnt i indberetninger.
Der kan også ske behandling af personoplysninger, når behandlingen af sådanne personoplysninger er nødvendig for selve opfølgningen på indberetningerne. Det kan f.eks. være den behandling af personoplysninger, der sker i forbindelse med afvikling af samtaler med relevante personer, ansættelsesretlig sanktionering samt underretning af relevante myndigheder og indgivelse af politianmeldelse.
Det er ikke hensigten at indsamle følsomme personoplysninger, herunder f.eks. helbredsoplysninger, gennem whistleblowerordningen. Det kan imidlertid vise sig at være relevant og nødvendigt i forbindelse med en undersøgelse af de indberettede forhold.
Kategorier af modtagere af personoplysninger
Det kan være nødvendigt for FO-Aarhus at videregive personoplysninger fra en indberetning til andre. Der kan f.eks. ske videregivelse af personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:
- Autoriserede FO-Aarhus medarbejdere i relevante afdelinger
- Eksterne rådgivere, der bistår f.eks. med juridisk assistance i forbindelse med håndteringen af en konkret indberetning
- Offentlige myndigheder, såfremt videregivelsen sker for at imødegå indberettede overtrædelser.
Oplysningspligt overfor berørte personer og enhver tredjemand nævnt i indberetninger
FO-Aarhus har en oplysningspligt overfor berørte personer og enhver tredjemand nævnt i indberetninger om behandlingen af deres personoplysninger i forbindelse med håndteringen af en indberetning. Som udgangspunkt skal specifikke oplysninger gives til dem inden for en rimelig frist efter indsamlingen af personoplysningerne, men senest inden for en måned. Oplysningspligten kan dog efter en konkret vurdering udskydes eller undlades f.eks. af hensyn til efterforskning af en sag eller af afgørende hensyn til FO-Aarhus, herunder hensyn til selskabets forretningsgrundlag, forretningspraksis, knowhow m.v., som overstiger hensynet til de registrerede.
Overførsel til tredjelande
Personoplysninger, der indsamles og opbevares i den tekniske whistleblowerløsning, vil ikke blive overført til et tredjeland uden for EU/EØS.
Opbevaring af personoplysninger
Opbevaring af personoplysninger udstrækkes ikke ud over, hvad der er nødvendigt for at sikre krav i medfør af Whistleblowerloven, herunder navnlig whistleblowerens og berørte personers eventuelle behov for bevissikring samt FO-Aarhus’ pligt til at følge op på modtagne indberetninger, herunder ved at kæde sådanne indberetninger sammen med tidligere modtagne indberetninger.
Der vil løbende blive foretaget en konkret vurdering af, hvor længe fortsat opbevaring af tidligere modtagne indberetninger er nødvendig. I den konkrete vurdering vil det indgå, om det er sandsynligt, at personer med krav på beskyttelse efter Whistleblowerloven vil kunne få behov for at dokumentere den pågældende indberetning. Det vil endvidere tale for fortsat opbevaring, hvis der kan være grund til at tro, at indberetningen vil kunne bestyrkes af senere indkomne indberetninger om samme forhold. Fortsat opbevaring kan endvidere være nødvendigt for at opfylde en retlig forpligtelse i anden lovgivning.
Hvis der gennemføres en disciplinær sanktion over for en indberettet medarbejder, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger, kan oplysningerne opbevares på den pågældende medarbejders personalesag. Oplysningerne slettes i så fald senest 5 år efter medarbejderens fratrædelse, medmindre det i det konkrete tilfælde stadig er sagligt og nødvendigt at opbevare oplysningerne, f.eks. som følge af en verserende retssag.
Alle spørgsmål til whistleblowerordningen kan rettes til skolelederen eller den tilknyttede medarbejder på whistleblower@fo-aarhus.dk
Ønsker du at foretage en indberetning kan du gøre det her: https://forms.office.com/r/tW78HAMKDc