Ifølge loven er det ulovligt for en leder at kigge i de ansattes e-mail uden forudgående orientering, så derfor denne gennerelle orientering, som udleveres allerede ved ansættelsen.
FO-Aarhus' politik på området:
Skolelederen forbeholder sig ret til ved medarbejderes fravær (ferie, sygdom, kursus m.v.) at kunne gå ind på deres e-mails for at lede efter nødvendige oplysninger til presserende sagsbehandling i fraværsperioden.
Hvis det bliver aktuelt at gå ind på en medarbejders e-mail, vil vedkommende selvfølgelig blive orienteret herom efterfølgende, straks han/hun er tilbage på arbejde igen.
Ved fratræden forbeholder FO-Aarhus sig ret til at holde medarbejderens e-mail åben et stykke tid, for ikke at miste vigtige meddelelser (jvnf. afgørelse fra Datatilsynet nedenfor).
Det er ikke forbudt for medarbejderne at sende og modtage private e-mails, men de må selv sørge for at få dem slettet, hvis de vil være 100% sikre på, at udenforstående ikke ser dem.
Hvis en medarbejder har en privat forretning, skal man være klar over, at det vil være en dum idé, at benytte sin arbejdsmail til denne forretning, da det er en kæmpe opgave, at køre alle kunder over til en ny adresse/platform, når man holder hos FO-Aarhus/Gimle igen. Derfor anbefaler vi at man bruger sit eget system og egen e-mail adresse til private forretninger uden om FO-serveren.
Desuden er en e-mail adresse på @fo-aarhus.dk, @foaarhus.dk og lignende FO-Aarhus’ ejendom og det kan ske at FO-Aarhus vil videreføre adressen selv om en medarbejder stopper.
Det er forbudt at lægge piratkopier af programmer ind på firma-computere.
Datatilsynet har med afgørelse af 14. april 2011 truffet afgørelse vedrørende anvendelse af medarbejderes e-post-adresser efter deres fratrædelse.
Afgørelsen i den konkrete sag var foranlediget af en klage fra en fratrådt medarbejder til Datatilsynet over, at den tidligere medarbejders e-post-konto hos dennes tidligere arbejdsgiver ikke var blevet lukket efter medarbejderens fratrædelse fra virksomheden.
I afgørelsen er det fastslået, at:
- Der er tale om en behandling af personoplysninger, når en virksomhed anvender en medarbejders eller en tidligere medarbejders personlige e-post-adresse. Selve indholdet vil dog ikke altid være oplysninger om den ansatte, og er derfor ikke nødvendigvis personoplysninger, der er omfattet af persondataloven.
- Afhængigt af omstændighederne vil en virksomhed efter Datatilsynets opfattelse kunne anvende en tidligere medarbejders personlige e-post-adresse i en periode efter dennes fratrædelse, jf. persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 7. Det kan således være både berettiget og sagligt, fx for ikke at miste vigtige meddelelser til virksomheden – og det var det i det konkrete tilfælde.
- På den konkrete baggrund fandt Datatilsynet, at virksomhedens anvendelse af den tidligere medarbejders e-post-adresse til fortsat modtagelse af e-post i en periode efter medarbejderens fritstilling og fratrædelse kunne ske efter interesseafvejningsreglen i persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 7.
Virksomheder bør i tilfælde af åbne e-post-adresser efter fratrædelsen endvidere give meddelelse til den fratrådte medarbejder om, at e-post-adressen holdes åben samt hvor længe den holdes åben. Dette følger af god databehandlingsskik, jf. persondatalovens § 5, stk. 1. Endvidere bør der anvendes et autosvar, hvorved det over for omverdenen tilkendegives, at den pågældende medarbejder ikke længere er ansat i virksomheden.
For spørgsmål til sagen, kontakt venligst advokat Tina Svanberg på tsv@delacourdania.dk eller på tlf. 3345 8537.
Mails uden for arbejdstiden
Der er absolut ingen forventninger om at medarbejdere i FO-Aarhus og daghøjskole Gimle skal svare på arbejdsmails uden for arbejdstiden/i ferier.
Det er dog tilladt at afsende mails til medarbejdere på alle tider, da det vil være et stort administrativt arbejde, at holde sig orienteret om alles feriedage og tilbageholde mails til de er på arbejde igen.
(Revideret feb. 2013)